ใบความรู้จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ

                                                                 
จดหมายธุรกิจแบบราชการ หรือจดหมายธุรกิจไทยกึ่งราชการ  คือ จดหมายที่หน่วยธุรกิจจัดทำขึ้นสำหรับการติดต่อ ยึดรูปแบบของหนังสือราชการภายนอกเป็นหลัก กระดาษที่ใช้ คือกระดาษหัวจดหมาย ซึ่งหน่วยงานธุรกิจจะจัดทำกระดาษที่มีหัวจดหมายขึ้นใช้ในหน่วยงานของตนเอง  ประกอบด้วย  ชื่อกิจการ (บริษัท)  สถานที่ตั้ง  หมายเลขโทรศัพท์  หรือโทรสาร  ตรา (โลโก้)  ซึ่งส่วนประกอบต่าง ๆ ของจดหมายธุรกิจแบบราชการ ประกอบด้วย
     1.  หัวจดหมาย  หน่วยธุรกิจส่วนใหญ่มักจะออกแบบหัวจดหมายเพื่อใช้ในกิจการของตน และให้เกิดความประทับใจแก่ผู้รับ
     2.  เลขที่ออกจดหมาย (ถ้ามี)  หน่วยธุรกิจบางแห่งได้จัดทำทะเบียนหนังสือออกไว้ มีการกำหนดเลขที่หนังสือออกไว้ มีอักษรย่อประกอบกับเลขลำดับที่ของหนังสือ และปีที่ออกหนังสือโดยมีเครื่องหมาย / คั่นอยู่ระหว่างเลขที่กับ ปี พ.ศ.  การพิมพ์เลขที่หนังสือออก  ให้พิมพ์ไว้ชิดกั้นระยะหน้า ถัดจากบรรทัดสุดท้ายของหัวจดหมายลงมา  2-3 ระยะบรรทัดเดี่ยว
     3.  วัน เดือน  ปี ที่ออกหนังสือ  การพิมพ์วัน เดือน ปี ให้พิมพ์เลขวันที่  ตามด้วยชื่อเดือนเต็ม และเลขปี พ.ศ. และให้เว้น 2 ระยะวรรค  ระหว่างวันที่กับเดือน และระหว่างเดือนกับปี พ.ศ. วางศูนย์กลางกระดาษ  เริ่มพิมพ์จากกึ่งกลางกระดาษ  (นิยมที่สุด)
     4.  ชื่อเรื่อง  ปัดจากวันที่  เดือน ปี  1 ปัด  2 บิด พิมพ์คำว่า  "เรื่อง"  ชิดกั้นระยะซ้าย หลังเรื่อง เว้น 2 วรรค  กรณีชื่อเรื่องยาวให้แบ่งขึ้นบรรทัดใหม่ โดยพิมพ์ให้ตรงกับอักษรตัวแรกของชื่อเรื่อง
     5.  คำขึ้นต้น  ปัดจากเรื่อง  1  ปัด   2  บิด ใช้คำขึ้นต้นว่า  "เรียน" พิมพ์ชิดกั้นระยะซ้าย  หลังเรียน เว้น 2 วรรค แล้วพิมพ์ชื่อ - นามสกุลของผู้รับจดหมาย โดยใช้คำนำหน้าว่า "คุณ"  เช่น
เรียน  คุณสุธรรม  รักเรียน  (ระหว่างชื่อ -  สกุล เว้น  2  วรรค)  กรณีผู้รับจดหมายระบุเป็นตำแหน่ง  เช่น
เรียน  ผู้จัดการบริษัทสยามไทย  จำกัด
     6.  ข้อความจดหมาย  ปัดจากคำขึ้นต้น 1  ปัด   2 บิด โดยให้ย่อหน้า 5 - 10 ตัวอักษร  ในบรรทัดแรกของข้อความแต่ละตอน บรรทัดถัดไปพิมพ์ชิดกั้นหน้า และขึ้นย่อหน้าใหม่ให้ปัด 1 บิด 2
     7.  คำลงท้าย ปัดจากบรรทัดสุดท้ายของข้อความจดหมาย 1 ปัด 2 บิด และเริ่มพิมพ์จากกึ่งกลางกระดาษ  โดยใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ"
     8.  ชื่อกิจการ  จะมีหรือไม่มีก็ได้ แต่ถ้ามีให้พิมพ์วางศูนย์กับคำลงท้าย  สามารถพิมพ์ได้ 2 แห่ง  คือ
                              1.  พิมพ์ถัดจากคำลงท้าย ปัดลงมา 1 ปัด 2 บิด
                              2.  พิมพ์ถัดจากตำแหน่งผู้ลงนามในจดหมาย ปัดลงมา 1 ปัด 2 บิด
     9.  ชื่อผู้ลงนามในจดหมาย  ปัดจาก "ชื่อกิจการ"   หรือปัดจาก  "คำลงท้าย"  2 ปัด  2 บิด  พิมพ์ชื่อสกุล ผู้ลงนามในวงเล็บ  มีคำนำหน้าว่า "นาย, นาง, นางสาว"  และให้ทำการวางศูนย์กับคำลงท้าย (ระยะชื่อ-สกุล เว้น 2 วรรคเสมอ)
   10.  ตำแหน่งผู้ลงนาม  ปัดจาก  "ชื่อผู้ลงนามในจดหมาย"  1 ปัด  โดยพิมพ์วางศูนย์กับคำลงท้าย และชื่อผู้ลงนามในจดหมาย
   11.  ชื่อย่ออ้างอิง  ปัดจาก "ตำแหน่งผู้ลงนาม"  1  ปัด  2  บิด  พิมพ์ชิดกั้นระยะซ้าย โดยชื่อย่อ ให้ใช้อักษรตัวแรกของชื่อและอักษรตัวแรกของนามสกุล  เช่น กจ/อย  (กจ  หมายความว่า ชื่อย่อผู้ลงนาม อย  หมายความว่าชื่อย่อผู้พิมพ์)
   12.  สิ่งที่ส่งมาด้วย  (ถ้ามี)  พิมพ์ถัดจากชื่อย่ออ้างอิง 1 ปัด 2  บิด ชิดกั้นระยะซ้าย หลัง "สิ่งที่ส่งมาด้วย"  เว้น  2  วรรค ถ้าสิ่งที่ส่งไปมีหลายรายการให้พิมพ์เป็นข้อ ๆ ตามลำดับ
                    
ส่วนพิเศษอื่นที่จดหมายบางฉบับมีบางฉบับไม่มี
     1.  เลขที่ออกหนังสือ  ปัด 1- 2 จากหัวจดหมาย
     2.  ชื่อบริษัท  ปัด 1  บิด  2  จากคำลงท้าย
     3.  สิ่งที่ส่งมาด้วย  ปัด 1  หรือ ปัด  1 บิด  2 จากชื่อย่ออ้างอิง