หนังสือราชการภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้ตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อ
ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
มีส่วนประกอบ ดังนี้
1. ที่ อักษรย่อของกระทรวง รหัสเลขประจำของเจ้าของเรื่อง 4 ตัว ทับด้วยฉบับที่ออกหนังสือมีส่วนประกอบ ดังนี้
2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น
3. วัน เดือน ปี พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับรับหนังสือ
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งมาพร้อมกับหนังสือนั้น
8. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจน และเข้าใจง่าย
9. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ
10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
11. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
13. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
คำแนะนำประกอบการพิมพ์สำหรับหนังสือราชการภายนอก
1. พิมพ์ "ที่" และ "ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ" ให้ตรงกับแนวเท้าครุฑ
2. พิมพ์ วันที่ เดือน ปี ให้ตรงกับหางครุฑ
3. พิมพ์คำลงท้าย โดยให้ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับ วันที่
4. การพิมพ์ชื่อเต็มในวงเล็บ และตำแหน่ง ให้ถือคำลงท้ายเป็นหลัก โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกันในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัดระหว่างบรรทัดให้ปัด 1
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น